Möchten Sie alle mit einem Bescheid verbundenen Aufgaben jederzeit präsent haben und an Termine erinnert werden?
Für die Errichtung von Produktionsanlagen ist eine Reihe von Bescheiden notwendig. Für den laufenden Betrieb dieser Anlagen sind die Auflagen aus den Bescheiden sowie Gesetze/ Verordnungen, Vorschriften und Wartungspläne einzuhalten. Um diesen wachsenden Anforderungen gerecht zu werden und um Rechtskonformität sicherzustellen, ist der Einsatz von geeigneter Software zur Unterstützung dieser Aufgaben sinnvoll.
Komplexe Abläufe brauchen Strukturen
Um die komplexen Anforderungen zu erfüllen, die mit Bescheiden verbunden sind, sind zuerst die Strukturen festzulegen und darzustellen.
Die Strukturen beziehen sich einerseits auf die technischen Strukturen von Objekten, Anlagen, Produktions- einrichtungen etc. Aber genauso wichtig sind die
Unternehmensstrukturen (Aufbauorganisation, Ablauforganisation), welche die Verantwortung der Mitarbeiter bei der Abarbeitung der relevanten Geschäftsprozesse festlegen:
- Errichtung / Instandhaltung von Objekten / Betriebsanlagen erfordert eine Reihe von Bescheiden lt. Gewerbeordnung, Bauordnung, ...
- Umsetzung von Auflagen aus Bescheiden, Gesetzen, Verordnungen, Normen, Richtlinien, Vorschriften und Wartungsplänen
- Rechtsdienst → neue Verordnungen und deren Bedeutung automatisiert nach syneris
Benötigt wird geeignete Softwareunterstützung (inkl. Task-/ Aufgabenmanagement), um Anforderungen gerecht zu werden und Rechtskonformität
sicherzustellen.
Bereits kleinere Betriebe haben eine Vielzahl an Verpflichtungen zu erfüllen (z.B. öffentliche Tankstelle: ca. 2.500 Verpflichtungen
aus Gesetzen und Verordnungen).
Legal Compliance - Einhaltung aller Rechtsvorschriften
Legal Compliance bedeutet Rechtskonformität, die mit syneris optimal unterstützt wird. Sämtliche Prüfpflichten, alle umwelt- und sicherheitsrelevanten Rechtsvorschriften auf Bundes- und Landesebene (z.B. Gesetze, Verordnungen, Bescheide, Auflagen, usw.) innerhalb eines Betriebes, im besonderen bezogen auf die Errichtung und den Betrieb von Anlagen oder Anlagenteilen, müssen bekannt sein, eingehalten und umgesetzt werden.
Wesentlicher Funktionsumfang von syneris Bescheidverwaltung
Behördendokumentation
Ein Genehmigungsbescheid der Behörde beinhaltet:
Verhandlungsschrift, Prüfbescheinigung, Gutachten,
Stellungnahmen von Sachverständigen etc., Verweise auf mitgeltende Gesetze, Normen, ggfs. Pläne … und das gesamte eingereichte Projekt
→ Alle technischen und für die Einreichung / Instandhaltung nötigen Unterlagen
sind dem Projekt zugeordnet.
→
Aus diesen Unterlagen werden die Anforderungen der Behörde herausgearbeitet und den betrieblichen
Verantwortlichen zugeordnet.
→ Zuordnung
erfolgt automatisiert zum gegebenen Zeitpunkt auf Objekt /
Anlage
Auflagen- und Aufgabenbearbeitung/ -verwaltung inkl. wiederkehrender Überprüfungen
Rechtsdienst/Rechtsupdate
Zusätzliche Sicherheit → Prüfbescheinigungen
Die digitale Verwaltung von Prüfbescheinigungen in syneris ist durch die rasche Zugriffsmöglichkeit (z.B. auf Knopfdruck für den Auditor,
aber auch für Sicherheitsbeauftragte)
sehr hilfreich.
Prüfbescheinigungen dienen als Nachweiszettel, die nicht verloren gehen sollten, da dies ggfs. teure Nachrüstungen auf die
aktuellste Gesetzessituation von Betriebsanlagen nach sich ziehen könnte.
Rechtsdienst / Rechtsupdate
Übermittlung gezielter Informationen in Bezug auf neue Verordnungen und deren Bedeutung (z.B. TÜV-TECHNODAT). Diese wesentlichen Informationen können teilautomatisiert nach syneris übernommen werden. Unterstützt durch das syneris Task-/ Aufgabenmanagement können die daraus resultierenden Maßnahmen gesteuert und verwaltet werden.
RIS-Anbindung
Über syneris kann auf das Rechtsinformationssystem des Bundes zugegriffen werden um verlautbarte Rechtsvorschriften und Verordnungen einsehen und um diese herunterladen zu können.
Bescheidverwaltung mit syneris
Sämtliche Aktivitäten werden protokolliert,
strukturiert und können jederzeit nachvoll-
zogen
werden. Wiederkehrende Überprüf-
ungen werden mittels Workflow
(automa-
tisierte Benachrichtigungen, Erinnerungen) gesteuert.
