 E-Mail-Management und Archivierung
Die steigende Menge an E-Mails inkl. Attachments erfordern eine
effiziente Verwaltung und Archivierung. Es ist aber nicht nur
die Menge, sondern auch die Wichtigkeit von E-Mails – z.T. als
Bestandteil von wesentlichen Geschäftsprozessen -, die die
Bedeutung von E-Mails gesteigert hat.
Eine E-Mail (Body und Attachment) ist oft nicht nur eine
E-Mail, sondern kann eine Notiz, ein Vertrag, eine Zeichnung,
ein Angebot, etc. sein. Es ist daher sinnvoll, die Verwaltung der
E-Mails inkl. Attachments einem Dokumentenmanagementsystem wie syneris zu übergeben.
Eingehende E-Mails |
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E-Mail-Versand |
Eine oder mehrere E-Mails inkl.
Attachments können aus jedem beliebigen Outlook-Ordner mit
Drag & Drop nach syneris übernommen werden.
Dabei kann der User für E-Mail-Body und Attachments
beliebige Dokumentenarten wählen und Felder aus der E-Mail
(z.B. Empfänger, Absender, Betreff, Datum, …) in die
ausgewählte Dokumentenart automatisch übernehmen. |
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Mit der Funktion "Send E-Mail"
in syneris können beliebige Dokumente als Attachments an das E-Mail-System übergeben werden. Die Attachments werden ggfs.
automatisch gezipt und somit speichersparend versendet. |
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E-Mail zur Prozesssteuerung |
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E-Mail-Archivierung |
Bei der Abbildung von
Prozessen in syneris erfolgt die Benachrichtigung, z.B. über
erfolgte oder durchzuführende Arbeitsschritte, in vielen
Fällen über E-Mails. |
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E-Mails können sowohl in Body
und Attachments getrennt (in verschiedenen Dokumentenarten)
als auch optional in Form von E-Mail-Containern abgelegt
werden. Die automatische Konvertierung und Archivierung erfolgt im unveränderbaren TIFF-
oder PDF/A-Format. Damit ist langfristige Archivierung
sichergestellt. |
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